Informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov
Asociácia pre mládež, vedu a techniku venuje pozornosť zabezpečeniu ochrany Vašich osobných údajov. Tento dokument, ktorý označujeme ako „Informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov“ (ďalej len „Informácie“), opisuje, ako používame osobné údaje, ktoré o Vás získavame a zhromažďujeme.
POTREBUJETE ĎALŠIU POMOC?
Ak potrebujete s našimi „Informáciami“ pomôcť alebo máte k tomuto dokumentu nejaké otázky, kontaktujte nás, prosím na adrese: Asociácia pre mládež, vedu a techniku, Hagarova 4, 831 52 Bratislava alebo elektronicky na adrese amavet[zavinac]amavet.sk
Ak nie ste spokojní so spôsobom, ktorým Vaše osobné údaje získavame, zdieľame alebo používame, uvítali by sme, keby ste nás o tom informovali. Kontaktovať nás môžete na adrese uvedenej vyššie. Ak nie ste spokojní s našou odpoveďou, máte právo podať sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava, tel. č.: +421-2-3231-3220, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.
AKÉ SÚ VAŠE PRÁVA
Nižšie sme pripravili súhrn Vašich práv týkajúcich sa ochrany Vašich osobných údajov. Podrobné informácie o Vašich právach sú uvedené v časti „Vaše práva týkajúce sa ochrany osobných údajov“.
Právo na informácie – Máte právo dostať jasné, transparentné a zrozumiteľné informácie o tom, ako používame Vaše osobné údaje a aké máte práva. Preto Vám poskytujeme tieto Informácie.
Právo na prístup – Máte právo získať prístup k Vašim osobným údajom (ak ich spracúvame) a k určitým ďalším informáciám o spracúvaní Vašich osobných údajov (podobným tým uvedeným v týchto Informáciách). Je tomu tak preto, aby ste si mohli skontrolovať, či Vaše osobné údaje používame v súlade s predpismi o ochrane osobných údajov. Viac informácií získate v časti „Získanie prístupu k Vašim údajom“.
Právo na opravu – Máte právo na to, aby Vaše osobné údaje boli opravené, ak nie sú správne alebo kompletné. Viac informácií získate v časti „Oprava Vašich údajov“.
Právo na vymazanie – Toto právo sa nazýva tiež ako „právo na zabudnutie” a zjednodušene povedané Vám umožňuje požiadať o vymazanie alebo odstránenie Vašich osobných údajov, ak neexistuje presvedčivý dôvod na to, aby sme ich naďalej používali. Nie je to však absolútne právo. Môžeme mať právo alebo povinnosť uchovávať takéto údaje, napríklad ak máme zákonnú povinnosť tak urobiť alebo ak máme iný oprávnený zákonný dôvod na uchovanie Vašich údajov. Viac informácií získate v časti „Vymazanie Vašich údajov“.
Právo na obmedzenie spracúvania – V niektorých situáciách máte právo „blokovať” alebo obmedziť ďalšie používanie Vašich osobných údajov. Ak je spracúvanie obmedzené, Vaše osobné údaje môžeme naďalej uchovávať, ale nesmieme ich ďalej používať. Aby sme zabezpečili rešpektovanie takýchto žiadostí aj do budúcnosti, vedieme si zoznamy ľudí, ktorí nás požiadali, aby sme „blokovali” ďalšie používanie ich údajov. Viac informácií získate v časti „Obmedzenie spracúvania Vašich údajov“.
Právo na prenosnosť údajov – Máte právo získať kópiu niektorých osobných údajov, ktoré sme o Vás zhromaždili a použiť ju alebo ju zdieľať na vlastné účely. Viac informácií získate v časti „Prenos Vašich osobných údajov“.
Právo na námietky – Máte právo namietať voči niektorým druhom spracúvania, vrátane spracúvania pre účely priameho marketingu (ktorý robíme iba s Vaším súhlasom). Viac informácií získate v časti
„Podanie námietok voči spracúvaniu“.
KTO SME?
Sme Asociácia pre mládež, vedu a techniku, so sídlom Hagarova 4, 831 52 Bratislava. Vo vzťahu k Vašim osobným údajom bude Asociácia pre mládež, vedu a techniku v pozícii prevádzkovateľa.
AKO VÁS KONTAKTUJEME
Kontaktovať Vás môžeme prostredníctvom jedného alebo viacerých nasledovných komunikačných kanálov: písomne, telefonicky alebo e-mailom alebo inými elektronickými prostriedkami.
AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME
Kategórie osobných údajov, ktoré spracúvame, zahŕňajú Vaše:
• meno a priezvisko členov organizácie a účastníkov podujatí, ktorí nie sú členmi organizácie
• dátum narodenia členov organizácie a účastníkov podujatí, ktorí nie sú členmi organizácie
• adresa trvalého bydliska členov organizácie a účastníkov podujatí, ktorí nie sú členmi organizácie
• kontaktné údaje, vrátane e-mailovej adresy a telefónnych čísel, členov organizácie a účastníkov podujatí, ktorí nie sú členmi organizácie
• meno a priezvisko a kontaktné údaje zákonného zástupcu osoby mladšej ako 18 rokov, ktorá je členom organizácie alebo účastníkov podujatia, ktoré organizácia organizuje
• údaje o zdraví členov organizácie a účastníkov podujatia v rozsahu nevyhnutnom na zabezpečenie ochrany zdravia a života členov organizácie a účastníkov podujatí počas konania podujatia organizovaného organizáciou.
AKO OSOBNÉ ÚDAJE ZÍSKAVAME
To, čo o Vás vieme, nám poskytujete Vy sami pri prvom kontakte a v priebehu členstva v organizácii alebo pred a počas účasti na podujatí. Vaše osobné údaje nám poskytujete pri písomnej alebo elektronickej registrácií za člena organizácie alebo pri registrácií na podujatie organizované organizáciou.
AKO VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE VYUŽÍVAME
Vaše osobné údaje využívame na:
• evidenciu členov organizácie
• evidenciu účastníkov podujatí organizovaných organizáciou
• na zabezpečenie ochrany zdravia a života účastníkov podujatí organizovaných organizáciou
• poskytovanie informácií o činnosti organizácie, o plánovaných aktivitách a podujatiach
• evidenciu dobrovoľníkov spolupracujúcich s organizáciou
• na preukazovanie počtu členov pre Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu SR a Iuventu – Slovenský inštitút mládeže za účelom čerpania dotácie na podporu práce s mládežou
• na preukazovanie uskutočnenia podujatí organizovaných organizáciou donorom – Ministerstvu školstva, vedy, výskumu a športu SR, Iuvente – Slovenskému inštitútu mládeže, a iní…
• komunikáciu s Vami;
• analýzu, hodnotenie a zlepšovanie našej činnosti a našich podujatí;
• riešenie Vašich sťažností.
PRÁVNY ZÁKLAD SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Právny základ nášho spracúvania osobných údajov závisí od účelu, pre ktorý Vaše údaje spracúvame. Vaše údaje spracúvame na základe týchto právnych základov:
• evidencia aktuálnych členov organizácie – zákon č. 83/1990 Zb. o združovaní občanov stanovuje povinnosť viesť evidenciu členov združenia;
• evidencia účastníkov podujatí (podľa pokynov donora, ktorému preukazujeme uskutočnenie aktivity) – existuje oprávnený záujem organizácie zbierať tieto údaje s cieľom deklarovať donorovi realizáciu podujatia a preukazovať, že sa na podujatí zúčastnili konkrétne osoby. Cieľom je získať financie na činnosť organizácie;
• informácie o zdravotnom stave účastníkov pobytových podujatí (ide o informácie o alergiách na potraviny a lieky, chronické ochorenia a pravidelne užívané lieky) zbierame pre
zabezpečenie ochrany života a zdravia samotných účastníkov podujatí;
• evidencia dobrovoľníkov, ak nie sú členmi organizácie súvisí s plnením úloh podľa zákona č. 282/2008 Z. z. o podpore práce s mládežou, ktorý organizácii stanovuje určité povinnosti vo vzťahu k dobrovoľníkom, ktoré nie sme schopní splniť bez zberu ich údajov (napríklad pre vystavenie potvrdenia o dobrovoľníckej činnosti, apod.);
• Emailové adresy, na ktoré posielate newsletter a iné pravidelné informácie o činnosti
organizácie spracúvame na základe vopred udeleného súhlasu člena organizácie, účastníka podujatia, zákonného zástupcu člena organizácie alebo účastníka podujatia, dobrovoľníka či inej osoby, ktorá sa na odoberanie newslettera prihlási prostredníctvom webstránky
organizácie.
• evidencia bývalých členov organizácie a evidencia účastníkov podujatí z predchádzajúcich rokov – vedieme ju len v prípade, že existuje oprávnený záujem organizácie na preukazovaní počtu členov organizácie a účastníkov podujatí organizácie. Ministerstvo školstva, vedy,
výskum a športu SR a Iuventa – Slovenskému inštitútu mládeže, prípadne iný donor nás zaviazal v zmluve o poskytovaní finančnej podpory našich činností a existencie, aby sme uchovávali staršie údaje o členoch organizácie a účastníkoch podujatí pre spätnú kontrolu
čerpania finančných prostriedkov. V prípade, že by sme údaje nimi požadované neuchovávali v stanovenej dobe, hrozilo by, že by sme museli vrátiť finančné prostriedky poskytnuté daným donorom. Z tohto dôvodu existuje oprávnený záujem organizácie na uchovávaní
týchto údajov po dobu stanovenú v príslušných zmluvách o poskytnutí finančných
prostriedkov. Doba uchovávania týchto starších údajov býva zväčša od 5 do 10 rokov. Po uplynutí tejto doby vždy prehodnocujeme, či je potrebné údaje ďalej uchovávať a v prípade, že vyhodnotíme, že to už nie je potrebné, prestaneme spracúvať tieto osobné údaje.
Ak ste nám poskytli súhlas (ktorý môžete vždy odvolať), budeme niektoré Vaše osobné údaje používať na to, aby sme Vám poskytli informácie o našej činnosti a podujatiach, ktoré by Vás mohli zaujímať. Vždy Vás budeme žiadať o súhlas so spracúvaním osobných údajov v tých prípadoch, v ktorých máme zákonnú povinnosť tak urobiť.
KOMU POSKYTUJEME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE
Vaše osobné údaje môžeme používať a zdieľať s inými subjektmi, ktoré nám poskytujú finančné prostriedky na našu činnosť a podujatia, najmä
• Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu SR
• Iuventa – Slovenský inštitút mládeže
• spoločnostiam, ktoré spracujú naše IT systémy
• zdravotníkom v prípade, že je potrebné vám počas konania podujatia zabezpečiť zdravotnú starostlivosť
• donorom
AKO CHRÁNIME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE
Bezpečnosť a dôvernosť Vašich osobných údajov je pre nás mimoriadne dôležitá. Máme zavedené technické, administratívne a fyzické ochranné opatrenia, ktoré:
• chránia Vaše osobné údaje pred neoprávneným prístupom a zneužitím;
• zabezpečujú naše IT systémy a chránia informácie v nich; a
• zabezpečujú, že Vaše údaje budeme môcť obnoviť v situáciách, keď by sa poškodili alebo stratili.
Kde je to vhodné, používame šifrovanie alebo iné bezpečnostné opatrenia, ktoré uznáme za primerané, aby sme ochránili Vaše údaje. Tiež pravidelne prehodnocujeme naše bezpečnostné postupy, aby sme zvážili, či je vhodné zavedenie novej technológie alebo aktualizácia postupov. Aj napriek našej snahe však žiadne bezpečnostné opatrenie nie je dokonalé alebo neprekonateľné.
Newsletter
Pravidelne Vám posielame na Vaše emailové adresy newsletter o činnosti organizácie a pripravovaných podujatiach, ďalej Vám zasielame pozvánky na podujatia a iné ponuky, ktoré by Vás mohli zaujímať a súvisia s činnosťou našej organizácie alebo jej partnerskými organizáciami. Ak by ste viac nechceli od nás dostávať informácie, ponúkame Vám jednoduché spôsoby ukončenia ich zasielania. Vždy, keď dostanete v rámci nejakú správu, bude tam uvedená aj informácia o možnosti odhlásenia sa z ďalšieho odberu a oznámite nám, aby sme Vám prestali zasielať ďalšie správy. Ak ste pri registrácii na našej webovej stránke súhlasili s dostávaním informačných správ, môžete nám kedykoľvek oznámiť, ak si ich už neželáte viac dostávať, stačí zaslať Vaše celé meno a ostatné kontaktné údaje elektronicky na adresu amavet[zavinac]amavet.sk.
AKO DLHO UCHOVÁVAME VAŠE ÚDAJE
Naše vnútorné predpisy týkajúce sa uchovávania osobných údajov sú v súlade so všetkými príslušnými predpismi o ochrane osobných údajov a súkromia, ktoré sa na nás vzťahujú. Stanovujú dobu, počas ktorej môžeme uchovávať rôzne druhy údajov a sú pravidelne prehodnocované. Údaje, ktoré podľa časových limitov stanovených v našich predpisoch už viac nepotrebujeme, zlikvidujeme bezpečným a spoľahlivým spôsobom.
AKO SA DOZVIETE, ŽE SME UPRAVILI TIETO INFORMÁCIE
Tieto Informácie môžeme kedykoľvek upraviť. Ak vykonáme akékoľvek podstatné zmeny týkajúce sa spôsobu zhromažďovania Vašich osobných údajov, alebo spôsobu ich použitia alebo zdieľania, budeme o týchto zmenách bezodkladne informovať na webových stránkach uvedených v týchto Informáciách.
VAŠE PRÁVA TÝKAJÚCE SA OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
V tejto časti sú podrobnejšie vysvetlené Vaše práva týkajúce sa Vašich osobných údajov. Jednotlivé práva nie sú absolútne a podliehajú určitým výnimkám alebo obmedzeniam. Ďalšie informácie ako aj poradenstvo o osobných údajoch a Vašich právach môžete získať na Úrade na ochranu osobných údajov, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava, tel. č.: +421-2-3231-3220, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk a na jeho webovom sídle: www.dataprotection.gov.sk.
Máte právo bezplatne získať svoje osobné údaje, s výnimkou nasledujúcich prípadov, kedy si môžeme účtovať primeraný poplatok na pokrytie našich administratívnych nákladov spojených s poskytnutím osobných údajov:
• zjavne neopodstatnené alebo neprimerané /opakované žiadosti, alebo
• ďalšie kópie rovnakých údajov.
Takéto žiadosti máme tiež právo odmietnuť. Vašu žiadosť pred podaním dôsledne zvážte. Odpovieme ihneď, ako to bude možné. Vo všeobecnosti to bude do jedného mesiaca od prijatia žiadosti a Vašej úspešnej identifikácie, ale ak nám vybavenie žiadosti bude trvať dlhšie, budeme Vás o tom informovať. Aby ste si mohli uplatniť ktorékoľvek z nižšie uvedených práv, kontaktujte nás na AMAVET, Hagarova 4, 831 52 Bratislava alebo elektronicky na adrese amavet[zavinac]amavet.sk.
ZÍSKANIE PRÍSTUPU K VAŠIM ÚDAJOM
K čomu si môžete vyžiadať prístup
Máte právo na:
• potvrdenie, že spracúvame Vaše osobné údaje;
• prístup k Vašim osobným údajom; a
• ďalšie informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov (väčšina z nich je pravdepodobne už uvedená v týchto Informáciách).
Môžete si vyžiadať kópie listinných alebo elektronických záznamov, ktoré o Vás spracúvame, zdieľame alebo používame. Aby sme Vašej žiadosti vyhoveli, môžeme Vás požiadať o preukázanie Vašej totožnosti a o osobné údaje, ktoré nám pomôžu nájsť osobné údaje, o ktoré žiadate.
Kedy Vám prístup nebude umožnený
Môžeme Vám poskytnúť iba Vaše údaje, no nie osobné údaje iných osôb. Taktiež v prípadoch, kedy by prístup nepriaznivo ovplyvnil práva inej osoby, nemáme povinnosť Vám takýto prístup umožniť. Vo Vašej žiadosti o prístup zrozumiteľne označte tie osobné údaje, ku ktorým žiadate prístup. Ak sa vyskytnú pochybnosti, môžeme Vás kontaktovať so žiadosťou, aby ste spresnili údaje, ktoré požadujete.
OPRAVA VAŠICH ÚDAJOV
Máte právo na to, aby sme bez zbytočného odkladu opravili nesprávne osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú. Ak nám oznámite, že nami zhromaždené osobné údaje o Vás sú nesprávne, posúdime ich a ak dospejeme k tomu istému záveru, opravíme naše záznamy. Ak s Vami nesúhlasíme, oznámime Vám to. Ak si želáte, môžete nám písomne oznámiť, že naše záznamy stále považujete za nesprávne a toto Vaše stanovisko pripojíme k Vašim osobným údajom vždy, keď ich budeme poskytovať subjektom mimo organizácie.
Máte tiež právo na doplnenie neúplných osobných údajov, vrátane poskytnutia prostredníctvom doplnkového vyhlásenia. Či to v príslušnom prípade bude možné, bude závisieť od toho, pre aké účely sú Vaše osobné údaje spracúvané. Akýmkoľvek tretím stranám, s ktorými sme zdieľali Vaše osobné údaje (viď „Komu poskytujeme Vaše osobné údaje?”), budeme musieť oznámiť, že ste požiadali o opravu.
Ako si môžete pozrieť a opraviť Vaše údaje
Ak nás o to písomne požiadate, spravidla Vám umožníme pozrieť si osobné údaje, ktoré o Vás spracúvame, alebo podnikneme kroky na opravu nesprávnych údajov.
VYMAZANIE VAŠICH ÚDAJOV
Kedy môžete požiadať o vymazanie
S výnimkami uvedenými v časti „Kedy môžeme zamietnuť žiadosť o vymazanie?” máte právo na vymazanie Vašich osobných údajov a zabránenie ich ďalšiemu spracúvaniu, a to v prípadoch, kedy:
• osobné údaje už nie sú viac potrebné pre účely, na ktoré boli pôvodne získané/spracúvané;
• odvoláte súhlas (ak ste nám ho predtým udelili a bol na spracúvanie takých údajov potrebný);
• podáte námietku voči spracúvaniu a náš oprávnený záujem týkajúci sa možnosti ďalej spracúvať Vaše údaje nebude mať prednosť;
• sme spracúvali Vaše osobné údaje v rozpore s právnymi predpismi o ochrane osobných údajov;
• osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť.
Kedy môžeme zamietnuť žiadosť o vymazanie
Právo na vymazanie sa nevzťahuje na tie prípady, keď sú Vaše údaje spracúvané na určité konkrétne účely, vrátane uplatnenia alebo obhajoby právnych nárokov alebo plnenia zmluvy o poskytnutí veterinárnej starostlivosti. Vymazať môžeme údaje poskytnuté na marketingové účely (v prípade, že ste s týmto účelom súhlasili).
OBMEDZENIE SPRACÚVANIA VAŠICH ÚDAJOV
Kedy je možné obmedziť spracúvanie
Máte právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov:
• ak nesúhlasíte so správnosťou údajov. Spracúvanie musíme následne obmedziť, pokiaľ si neoveríme správnosť daných údajov;
• ak je spracúvanie protizákonné a Vy máte výhrady voči vymazaniu a namiesto toho žiadate o obmedzenie spracúvania;
• ak ste namietali voči spracúvaniu, ku ktorému dochádza na účely našich oprávnených záujmov v zmysle odseku „Oprávnené záujmy“ v časti „Podanie námietok voči spracúvaniu” a my zvažujeme, či majú tieto záujmy prednosť.
Musíme informovať ostatných príjemcov Vašich osobných údajov o obmedzení spracúvania?
Ak sme Vaše príslušné osobné údaje poskytli tretím stranám, musíme ich o obmedzení informovať, aby Vaše údaje ďalej nespracúvali. Podnikneme pre tento účel príslušné kroky. Ak sa rozhodneme obmedzenie spracúvania zrušiť, oznámime Vám to.
PRENOS VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV
Kedy sa môže uplatniť právo na prenosnosť údajov?
Právo na prenosnosť údajov sa vzťahuje len na:
• osobné údaje, ktoré ste nám poskytli (t.j. žiadne iné údaje);
• prípady, kedy je spracúvanie založené na Vašom súhlase alebo pre plnenie zmluvy; a
• zároveň dochádza k spracúvaniu automatizovanými prostriedkami.
Kedy môžeme zamietnuť žiadosť o prenos údajov?
Vašu žiadosť o prenos údajov môžeme zamietnuť, ak ich spracúvanie v danom prípade nespĺňa hore uvedené kritériá. Osobné údaje Vám nebudeme môcť poskytnúť tiež v prípadoch, kedy sa týkajú viacerých osôb a ich poskytnutím by boli dotknuté práva týchto osôb.
PODANIE NÁMIETOK VOČI SPRACÚVANIU
Námietku proti spracúvaniu môžete podať v nasledujúcich prípadoch:
• Oprávnené záujmy
Voči spracúvaniu založenému na našich oprávnených záujmoch máte právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie. Ak budeme vedieť preukázať presvedčivý legitímny dôvod spracúvania Vašich osobných údajov, ktorý prevažuje nad Vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo ak potrebujeme Vaše osobné údaje na uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov, potom môžeme Vaše údaje ďalej spracúvať. V opačnom prípade musíme tieto údaje prestať ďalej spracúvať.
• Newsletter
Máte právo kedykoľvek namietať voči spracúvaniu Vašich osobných údajov pre účely zasielania newsletteru. Ak ste sa prihlásili na odber informačných bulletinov alebo iných správ, z tohto odberu sa môžete kedykoľvek bezplatne odhlásiť. Z odberu našich informačných materiálov sa môžete odhlásiť na konci každého AMAVET revue zaslaného e-mailom.
